Все о службах доставки

Отправка документов

— Что может быть проще, чем отправка документов? — в очередной раз подумал я, увидев в приоткрывшуюся дверь суету и мельтешение в приемной, — была одна делопроизводитель, как она гордо именовала себя, вместо привычного слова «секретарша», пусть и не соответствующего правилам русского языка на все 100 процентов — днями пропадала на почте. А когда не пропадала — «готовила документы к отправке». Появилась вторая, скажем так, секретарь, казалось бы — вот оно, счастье! Уж теперь-то отправка документов не будет оказываться какими-то непролазными джунглями, прорубиться через которые можно только при помощи шредера. «Теперь не придется, — думал я, — устанавливать очередь с номерками на отправку документов!»

Увы! Бумажный воз хоть и не был «поныне там» но двигался крайне медленно, почти как идеальное средство передвижения — каток-асфальтоукладчик, которое даже спустя полчаса после угона все еще находится в зоне видимости. Казалось бы, все мыслимые и немыслимые меры оптимизации документооборота приняты, все соответствующие указания розданы, но нет — явно виделась картина, составленная из бессчетного количества реестров, списков, ведомостей и Бог знает чего еще. Притом картина поминутно менялась, как в калейдоскопе, то обретая некие черты упорядоченности, то снова являя собой полный хаос.

Мне звонили партнеры нашей компании, не слишком обрадованные тем фактом, что до сих пор не получили давно обещанных подлинников документов. Я «давал жару» отделу продаж и бухгалтерии, искренне недоумевая, почему из-за них так задерживается отправка документов. «Ребята! — говорил я им, — что такого сложного таит в себе отправка документов? Да даже не сама отправка документов, а их подготовка!» Потом оказывалось, что все документы давно готовы, подколоты, подшиты, снабжены адресами и отданы в наш так называемый «секретариат», в котором и застряли, дожидаясь очереди на отправку.

Все это повторялось время от времени. А уж если учесть то, что полдня пропадающие на почте секретари приносят крайне мало пользы компании в разрезе других своих обязанностей, которых у них немало, ситуация начала казаться мне требующей немедленного разрешения.

— Люба!!! — не вполне вежливо гаркнул я в приемную, — зайди немедленно!

Через пару мгновений девушка со стопкой бумаг в руках стояла передо мной и вопросительно на меня смотрела. Не испуганно, нет — за годы сотрудничества со мной привыкла к моим манерам. Просто ждала указаний. Но в этот раз разговор получился несколько иного формата, чем обычно. «Люба, — сказал я, — а отчего у нас так сложна отправка документов, можешь рассказать? Отчего их получают Бог знает когда даже те адресаты, которые находятся в одном с нашей компанией городе?»

И Люба рассказала. Я намеренно просил ее не опускать в ходе рассказа мелочей и подробностей — ведь у меня не было цели «разобраться как следует и наказать кого попало» — я хотел именно понять, что и как можно организовать иначе, чтобы, во-первых, отправка документов стала менее сложной и более эффективной процедурой, и, во-вторых — чтобы наш драгоценный секретариат не изводил бы 80% рабочего времени только на подготовку к отправке и отправку документов, включая трату кучи времени на почте.

По всему выходило так, что изыскать резервы времени внутри небольшой компании, где каждый сотрудник совмещает несколько разных обязанностей — невозможно. Тогда я решил — пусть отправка документов будет поручена сторонней организации, а именно — старейшей в городе и заслужившей практически безупречную репутацию курьерской службе!